学职场时间管理

同样学历背景，同样工作于同一家公司，但为何数年之后，有些人能否平步青云职位高升，而有的人则始终庸庸碌碌原地踏步？
　　除却个人的禀赋差异以及机遇不同的因素之外，有研究表明，最终导致职场人士前途迥异的最大根源就在于时间的利用效率上——同样工作八小时，时间效率利用极高的人可以处理十件事，而时间管理差的人则只能平均处理2－3件事，其中的差距竟然可以高达三倍！以相差如此大之工作效率，一年下来，效率高的与效率低的人其产出结果相差极为巨大，这也就让我们可以理解，为何在同等条件下，不同的职场人士的仕途命运会相差如此之巨大。

　　所以，如何更好进行时间管理，让有限的工作时间创造出更好的业绩价值，这是每一个职场人士都必须高度重视的事情。

　　如何在时间高度紧迫性的情况之下，尽自己的智慧与才智处理最关键事件，2008年年底推出的美国热门电影《反恐24小时》 （电视连续剧《反恐24小时》的电影版）在这方面有了最精彩的演绎。

　　故事开始于凌晨十二时，主角美国政府反恐怖组织成员包杰克（Jack Bauer）正于妻子包达丽（Teri Bauer）在家中，杰克突然接到组织急召，原來组织收到消息，有一恐怖组织正进行暗杀总统候选人柏大卫（David Palmer）的行动。反恐怖组织上下顿时气氛紧张，杰克上司更叮嘱杰克要秘密进行调查，更不可随便洩露行踪；因为他怀疑组织內部可能暗藏著奸細，而且，数目可能不只一个。于是杰克在24小时内，开展了一系列的调查与追踪，在有限时间内，完成了一系烈惊心动魄的反恐工作。

　　 《反恐24小时》情节紧凑，故事非常曲折紧张，令到所有观众都怀着极大的期待心理去等待下一个可能出现的惊险情节，以及期待着主角杰克如何一一化解各种险阻。抛开反恐情节方面的内容，从时间管理的角度，这部影片带我们的启示或许就是如何在高度有限的时间内，在高压力工作下，令自己保持冷静，并着手一一处理各种复杂事情，最终成功完成指定目标。

　　从职场时间管理上，我们应该掌握如下三条法则：

　　一、 制定计划明确方向，找出关键驱动因素

　　在《反恐24小时》之外，杰克在午夜12点接到反恐命令，他必须在24小时之内完成一系列的跟踪、调查、侦探才能成功破解恐怖集团的阴谋。可以说，他在有限时间中所面临的工作量无比巨大。在如此繁杂工作之前，杰克所做的第一件事就是理清思路，先从最关键的地方下手——即跟踪恐怖集团头目的电话，以此为破突口再一一来理顺所有的事情。

　　在职场中进行时间管理，我们同样要遵循一样的思路，尽管每一天开始工作时，会觉得工作事务很多很杂乱，我们要做的第一件事就是拿出笔记本，在半个小时内，说服自己心平气和地把当天要完成的事务一一记录下来，并且按着重要及紧急程度来排序。排完序之后，再根据工作的大小，在每一项工作后面写上完成的时间限度。在这件工作梳理的过程，我们就会清晰地知道自己一天的工作重心在哪，并且提醒自己完成每一项工作都必须在约定的时间限度之内。如此坚持下去的训练，将使你的时间利用效率变得越来越高，因为驱动自己提高效率的是自己的内心压力，而不是外界的监督。
　二、 不要把额外的“猴子”往自己身上背

　　在时间管理方面，有一个著名的理论叫“背上的猴子”理论。这是美国企业管理作家Johnny Kaufman在其著作《Monkey Off Your Back》中提出的。内容大致是说别把大小事都揽在身上，就像是背上背了一只猴子，你还能活动自如吗？

　　“背上的猴子”理论意在提醒那些职场管理者，应该将时间放在最重要的问题上面，而不是帮下属们照顾他们自己的猴子。身为管理者，必须有办法让员工们能够自己照顾自己的猴子，让他们真正地管理自己的工作，解决属于自己职责范围内的问题。这样，管理者才有足够的时间去做规划、协调、创新等重要工作，让整个团队持续良好的运作。

　　“背上的猴子”理论适用的不仅仅是公司管理者，对于每一个职场人士来说，此理论同样有深刻的启示意义。在每一天的工作时间中，除了自己的本份工作，总是有各种各样的额外事务来打断你的正常工作进展，如其他部门的协助请求，如公务之外的应酬。如果从最初开始，你因为面子原因，陆续接收下一二只“猴子”，到后来你就会发现越来越多的“猴子”要求你接纳，最终你将烦不胜烦，正常工作效率直线下降——所以，找出适当的拒绝理由，以适合的方式拒绝额外的“猴子”，这是提升职场工作效率的重点工作。

　　三、把握自己的专注力时间周期

　　从人正常的生理变化来说，每个人一天都有一个专注力高低变化的曲线，有些人是早上专注力最佳，精力最旺盛，有些人则是专注力在黄昏时达到高峰。了解自己专注力时间变化周期，有助于清晰知道自己在一天有效工作时间中，哪一个时间段中工作效率最好，哪一个时间段工作效率明显下降——而接下要做的就是，根据自己的专注力时间周期去适当分配一天要完成工作的安排，难度高的、需要高度专注的事务放在专注力高的时间段，反之则放在专注力低的时间段。这样的时间分配不仅可以使到在有限工作时间中，产出效率最高，而且也能令自己工作时心理更为愉悦。　　

　　(此文为广州日报职场周刊林景新专栏《看电影学职场智慧》第二篇，每周一出版，欢迎与作者互动：jingxin_lin@hotmail.com)